Il trattamento dei dati sensibili nelle associazioni del Terzo Settore

Dopo il primo contributo dedicato ai trattamenti di dati sensibili nei rapporti di lavoro, affrontiamo le parti del provvedimento del Garante del 5 giugno 2019 (G.U. n. 176 del 29.07.2019) che disciplinano il trattamento di questa categoria di dati personali da parte di associazioni e investigatori privati.
Nel primo caso, in realtà, il campo dei soggetti interessati è più vasto del mondo dell'associazionismo: ci sono le associazioni non riconosciute (tra cui in primis partiti, sindacati e associazioni di categoria, anch'essi evidentemente soggetti privati) ma vi figurano, per esempio, anche i patronati, i numerosi protagonisti del cosiddetto “terzo settore”, nonché chiese, associazioni e comunità religiose. E' uno spaccato della società che si può in gran parte ricondurre sotto l'etichetta dei 'corpi intermedi', attorno ai quali talvolta si sono percepite come secondarie le problematiche correlate ai trattamenti di dati personali, come se esse dovessero riguardare soprattutto o soltanto imprese e pubblica amministrazione.
Nel secondo caso, interpellati dal provvedimento sono tutti quei soggetti (non solo professionisti/persone fisiche) che esercitano una attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia. Nell'occasione si richiamano, per opportunità, le “Regole deontologiche relative ai trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria” (Delibera del Garante 19 dicembre 2018, n. 512, G.U. n. 12 del 15 gennaio 2019), che relativamente agli investigatori privati (Capo IV, artt. 8-11) contengono disposizioni particolari (circa l'informativa agli interessati, le modalità di trattamento a partire dall'accettazione dell'incarico e altre regole di comportamento, la disciplina della conservazione e cancellazione dei dati) dettate per i trattamenti di dati personali in genere - a cominciare evidentemente da quelli che consentono l'identificazione degli interessati, che sono per lo più comuni e non sensibili. Si noterà che diverse prescrizioni contenute nelle Regole deontologiche sono presenti anche nell'odierno provvedimento.

1. Ambito di applicazione
Tipologie di Titolari cui è diretto il provvedimento:
a) associazioni anche non riconosciute, partiti e movimenti politici, associazioni/organizzazioni sindacali, patronati e associazioni di categoria, casse di previdenza, organizzazioni del terzo settore (tra cui quelle assistenziali e di volontariato) ed eventuali confederazioni di tali soggetti;
b) fondazioni, comitati e i vari enti, consorzi, organismi senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, ivi comprese le Onlus;
c) cooperative sociali e società di mutuo soccorso;
d) istituti scolastici, limitatamente al trattamento dei dati che rivelino le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie per l'applicazione degli articoli relativi al diritto di avvalersi o meno di insegnamenti religiosi;
e) chiese, associazioni o comunità religiose.
2. Tipologie di interessati
Gli interessati si distinguono nelle seguenti tipologie:
a) associati, soci e, se strettamente indispensabile nell'ambito delle finalità perseguite, i relativi familiari e conviventi;
b) aderenti, sostenitori o sottoscrittori, persone che presentano richiesta di ammissione/adesione o che hanno contatti regolari con enti e organizzazioni di tipo associativo, fondazioni, chiese e associazioni o comunità religiose;
c) soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) beneficiari, assistiti e fruitori/utenti delle attività/servizi prestati dalle associazioni o da enti e organizzazioni di tipo associativo, fondazioni, chiese e associazioni o comunità religiose (limitatamente agli interessati individuabili in base allo statuto o all'atto costitutivo o in ogni caso alle persone per cui i Titolari di cui al punto 1 (Ambito di applicazione) possono operare in base ad una previsione normativa);
e) studenti iscritti o che hanno presentato domanda di iscrizione agli istituti scolastici ovvero, se minori, i loro genitori o chi ne esercita la potestà;
f) lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione ad associazioni/organizzazioni sindacali e alle operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi, anche aziendali.
3. Finalità del trattamento
I dati sensibili sono trattati per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dalla legge, dall'atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti; e in particolare per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta dell'insegnamento religioso, di formazione, di patrocinio, di tutela dell'ambiente e delle opere d'interesse artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.
Il trattamento dei predetti dati può anche eseguirsi:
per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione;
per l'esercizio del diritto di accesso ai dati e ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia, salvo quanto previsto dall'art. 60 del codice[1];
per la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa di enti e organizzazioni di tipo associativo, fondazioni, chiese e associazioni o comunità religiose nonché per l'adempimento di obblighi fiscali ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili

Qualora i Titolari -di cui al punto 1 (Ambito di applicazione)- si avvalgano di persone giuridiche, organismi con scopo di lucro o liberi professionisti per perseguire le predette finalità, gli stessi possono effettuare il trattamento dei dati in questione. Detti Titolari possono comunicare alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro sopra indicati (qualora questi ultimi si configurino quali titolari di un autonomo trattamento) i soli dati particolari strettamente indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette finalità, con particolare riferimento alle generalità degli interessati e a indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. L'informativa da rendere agli interessati deve porre tale circostanza in particolare evidenza e deve recare la precisa menzione dei Titolari del trattamento e delle finalità da essi perseguite.
Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro possono trattare i dati così acquisiti solo per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi amministrativi e contabili.
Prescrizioni specifiche
I dati personali riferiti agli associati/aderenti possono essere comunicati agli altri associati/aderenti anche in assenza del consenso degli interessati, a condizione che la predetta comunicazione sia prevista - nell'ambito dell'autonomia privata rimessa a ciascun ente - dall'atto costitutivo o dallo statuto per il perseguimento di scopi determinati e legittimi e che le modalità di utilizzo dei dati siano rese note agli interessati in sede di rilascio dell'informativa ex art. 13.
Comunque, in ossequio ai principi di necessità, finalità e minimizzazione e in conformità alle eventuali disposizioni interne dell'ente, in presenza di profili esclusivamente personali riferiti agli associati/aderenti, debbono adottarsi tutte le misure per prevenire un'indebita comunicazione di dati personali a soggetti diversi dal destinatario.
Le eventuali operazioni di comunicazione e/o diffusione dei dati relativi agli associati/aderenti debbono concernere dati strettamente pertinenti alle finalità perseguite ed essere precedute:
a) da una informativa che indichi, oltre al resto e in particolare, la tipologia di destinatari e le finalità di tali operazioni;
b) dall'acquisizione del consenso degli interessati.
I dati particolari possono essere comunicati alle autorità competenti per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
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